Una licencia de ausencia (LOA, por sus siglas en inglés) es un periodo autorizado durante el cual un estudiante no asiste a clases, pero tiene la intención de regresar; es decir, se trata de una interrupción temporal del programa de estudios del estudiante.
Motivos aprobados para una licencia de ausencia:
- De conformidad con el Título IX (incluidos el embarazo y afecciones relacionadas u otros motivos contemplados por el Título IX).
- Servicio militar activo (se requiere una copia de las órdenes militares).
- Estudiantes que hayan experimentado una emergencia médica personal y presenten una carta de su médico. (Durante los programas CORE y Skin Protege, no se permiten emergencias médicas).
- Tratamiento conforme a una discapacidad documentada según la ADA.
Estos son los únicos motivos por los cuales se concede un permiso de ausencia.
Requisitos y procedimiento para solicitar una licencia de ausencia:
Paso 1: Presentación de la solicitud. Complete, firme y entregue el formulario de solicitud de permiso de ausencia (Leave of Absence) de la institución educativa antes del inicio de dicho permiso, especificando el motivo de la solicitud.
Emergencias imprevistas: Si una emergencia imprevista impide que un estudiante presente una solicitud por escrito de permiso de ausencia (LOA, por sus siglas en inglés) con antelación (por ejemplo, en casos de coma, hospitalización o accidente automovilístico), la institución podrá aprobar dicha solicitud, siempre que la decisión quede documentada y la solicitud por escrito se obtenga posteriormente. La documentación requerida deberá presentarse a la mayor brevedad posible tras la ausencia del estudiante.
La fecha de inicio del permiso de ausencia se registrará como el primer día en que el estudiante no pudo asistir debido a la situación de emergencia.
Paso 2: Aprobación de la institución: Para que la solicitud sea concedida, debe contar con la aprobación formal del Asesor de Futuros Profesionales y del Responsable de Servicios Financieros, basada en una expectativa razonable de que el estudiante regresará para reanudar sus estudios. La ausencia debe ajustarse a los plazos mínimos y máximos establecidos para una licencia de estudios (LOA, por sus siglas en inglés).
Plazos y limitaciones:
- Duración: El permiso de ausencia (LOA, por sus siglas en inglés) debe ser de un mínimo de 14 días y no puede exceder los 180 días naturales dentro de un periodo móvil de 12 meses. Se pueden conceder varios permisos, siempre que el total acumulado no supere los 180 días naturales en un periodo de 12 meses. Toda persona que supere los 90 días (un periodo de 3 meses) deberá volver a registrarse como «estudiante» ante la Junta Estatal de Cosmetología y Peluquería de Nueva Jersey (NJ State Board of Cosmetology and Hairstyling).
- En el caso de un estudiante que reciba órdenes militares por un periodo inferior a 14 días, se le concederá una licencia de ausencia (LOA, por sus siglas en inglés) por dicho periodo. Este plazo debe figurar en las órdenes militares del estudiante.
Impacto financiero y en la inscripción:
Tarifas institucionales: No se aplicarán tarifas adicionales ni cargos por matrícula durante el periodo de ausencia.
Retiro y reembolsos: Los estudiantes que cuentan con una autorización de ausencia (LOA, por sus siglas en inglés) no se consideran retirados, por lo que no es necesario realizar ningún cálculo de reembolso.
Ayuda financiera: Los estudiantes no reúnen los requisitos para recibir desembolsos adicionales de fondos del Título IV (Title IV) durante el periodo de inactividad.
Extensión del contrato: Una autorización de ausencia (LOA) aprobada extiende el periodo del contrato y el plazo máximo por la misma cantidad de días naturales que dure dicha ausencia. Cualquier modificación al acuerdo de inscripción debe ser rubricada por todas las partes, o bien, se debe firmar y fechar un anexo por todas las partes involucradas.
Préstamos estudiantiles federales: Los préstamos federales entrarán en su periodo de gracia durante una autorización de ausencia (LOA). Si el estudiante no se reincorpora tras el periodo máximo de seis meses, los préstamos federales entrarán en la etapa de reembolso.
Política sobre la no reincorporación tras una licencia de ausencia:
Si un estudiante no se reincorpora al finalizar un periodo de ausencia autorizado (LOA, por sus siglas en inglés), será dado de baja de la institución. La fecha de baja que se utilizará para calcular la retención de ayuda financiera y los cargos al estudiante será el último día en que este asistió a clases. La fecha oficial de determinación de la baja será la fecha de regreso programada o la fecha en que el estudiante notifique a la institución que no regresará, lo que ocurra primero.
*(Leave of Absence Policy)