La Ley de privacidad y derechos educativos de la familia (FERPA) establece un límite en la divulgación de información de identificación personal de los registros escolares y define los derechos de los estudiantes para revisar y solicitar cambios en los registros. FERPA generalmente otorga a los estudiantes postsecundarios los derechos a:
- Revisar sus expedientes educativos,
- Tratar de enmendar información inexacta en sus registros, y
- Dar su consentimiento para la divulgación de sus registros.
Los estudiantes (o los padres o tutores, si el estudiante es un menor dependiente) tienen garantizado el acceso a sus registros escolares, con la presencia de un miembro del personal, dentro de los 30 días a partir de la fecha de la solicitud.
Divulgación general de información
Excepto bajo las condiciones especiales descritas en esta política, un estudiante debe dar su consentimiento por escrito antes de que una escuela pueda divulgar información de identificación personal de los registros educativos del estudiante. El consentimiento por escrito debe:
- Indicar el propósito de la divulgación,
- Especificar los registros que pueden divulgarse,
- Identificar la parte o clase de partes a quienes se puede hacer la divulgación, y
- Estar firmado y fechado.
Divulgaciones de FERPA a los padres
Si bien los derechos bajo FERPA se han transferido de los padres de un estudiante al estudiante cuando el estudiante asiste a una institución postsecundaria, FERPA permite que una escuela divulgue los registros educativos de un estudiante a sus padres si el estudiante es un estudiante dependiente según las reglas del IRS.
Tenga en cuenta que la definición del IRS de dependiente es bastante diferente de la de estudiante dependiente a efectos de la Ayuda financiera para estudiantes (FSA). A efectos del IRS, los estudiantes son dependientes si figuran como dependientes en las declaraciones de impuestos sobre la renta de sus padres. (Si el estudiante es un dependiente según lo define el IRS, la divulgación se puede hacer a cualquiera de los padres, independientemente de cuál de los padres reclame al estudiante como dependiente).
Una escuela puede divulgar información de los registros educativos de un estudiante a los padres en caso de una emergencia de salud o seguridad que involucre al estudiante, sin necesidad del consentimiento del estudiante.
Una escuela puede informar a los padres de estudiantes menores de 21 años cuando el estudiante ha violado cualquier ley o política relacionada con el uso o posesión de alcohol o una sustancia controlada. Un funcionario escolar puede compartir con los padres información que se base en el conocimiento u observación personal de ese funcionario y que no se base en la información contenida en un registro educativo.
Divulgación de Información a las Agencias Reguladoras
Las divulgaciones se pueden hacer a los representantes autorizados del Departamento de Educación de los EE.UU. con fines de auditoría, evaluación y cumplimiento. Los “representantes autorizados” incluyen a los empleados del Departamento, como los empleados de la Oficina de Ayuda Federal para Estudiantes, la Oficina de Educación Postsecundaria, la Oficina de Derechos Civiles y el Centro Nacional de Estadísticas Educativas, así como las empresas bajo contrato con el Departamento para realizar determinadas funciones administrativas o estudios.
Además, se puede hacer una divulgación si está relacionada con la ayuda financiera que el estudiante ha recibido o solicitado. Tal divulgación solo se puede hacer si la información del estudiante es necesaria para determinar el monto de la ayuda, las condiciones de la ayuda o la elegibilidad del estudiante para la ayuda, o para hacer cumplir los términos o condiciones de la ayuda.
Parisian Beauty Academy proporciona y permite el acceso a los registros de los estudiantes y otros registros escolares según se requiera para cualquier proceso de acreditación iniciado por la escuela o por la Comisión Nacional de Acreditación de Carreras en Artes y Ciencias (NACCAS), o en respuesta a una directiva de dicha Comisión.
Divulgaciones en respuesta a citaciones u órdenes judiciales
FERPA permite que las escuelas divulguen registros educativos, sin el consentimiento del estudiante, para cumplir con una citación u orden judicial emitida legalmente.
En la mayoría de los casos, la escuela debe hacer un esfuerzo razonable para notificar al estudiante sujeto de la citación u orden judicial antes de cumplir, para que el estudiante pueda solicitar una acción de protección. Sin embargo, la escuela no tiene que notificar al estudiante si el tribunal o la agencia emisora ha prohibido dicha divulgación.
La escuela también puede divulgar información de registros educativos, sin el consentimiento o el conocimiento del estudiante, a representantes del Departamento de Justicia de los EE.UU. en respuesta a una orden ex parte emitida en relación con la investigación de delitos de terrorismo.
Divulgaciones por otras razones
Hay dos disposiciones diferentes de FERPA con respecto a la divulgación de registros relacionados con un delito de violencia. Uno se refiere a la divulgación a la víctima de cualquier resultado que involucre un presunto delito de violencia (34 CFR 34 CFR 99.31[a][13]). Una disposición separada permite que una escuela divulgue a cualquier persona los resultados finales de cualquier audiencia disciplinaria contra un presunto perpetrador de un delito de violencia en el que se halló que el estudiante violó las reglas o políticas de la escuela con respecto a dicho delito u ofensa (34 CFR 99.31 [a][14]).
Información del directorio
Parisian Beauty Academy no publica “información de directorio” sobre ningún estudiante.
Mantenimiento de registros
Todas las solicitudes de divulgación de información se mantienen en el archivo del estudiante siempre que se conserven los registros educativos. Los registros de los estudiantes se mantienen durante un mínimo de seis (6) años para los estudiantes que se dan de baja; las transcripciones de los graduados se mantienen indefinidamente.
Enmienda a los expedientes de los estudiantes
Los estudiantes tienen derecho a solicitar una enmienda a sus registros escolares. Para buscar una enmienda, los estudiantes deben reunirse con el director de la escuela y traer cualquier documentación de respaldo para demostrar que el registro es incorrecto.
Un padre o estudiante elegible puede presentar una queja por escrito ante la Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares con respecto a una supuesta violación en virtud de la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia. La dirección de la Oficina es: Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares, Departamento de Educación de EE.UU., 400 Maryland Avenue, SW., Washington, DC 20202.
*(Student Right of Access and Record Retention Policy)